В последние годы в государственных учреждениях активно развивается электронный документооборот, который имеет важное значение для повышения эффективности деятельности, как отдельных учреждений, так и системы государственного и муниципального управления в целом.
Дело в том, что традиционный бумажный документооборот в органах государственной власти и местного самоуправления является чрезвычайно медленным способом работы с документами и влечет значительные финансовые затраты на курьерскую и почтовую службу. Кроме того, отправитель документа не всегда имеет возможность контролировать процесс доставки. Эти вопросы решаются внедрением систем электронной обработки документов.
Применение систем электронного документооборота в государственном и муниципальном управлении позволяет сократить сроки подготовки и исполнения документов; организовать и автоматически поддерживать в актуальном состоянии базы нормативных и распорядительных документов; сократить количество рутинных операций; контролировать исполнительскую дисциплину; вести единую базу организаций и контактных лиц и др.
Так что же представляет собой электронный документооборот? В общем виде электронный документооборот - это создание документов, их передача, хранение, а также контроль за их исполнением на основе использования компьютерных сетей. При этом электронный документооборот предполагает организацию движения документов не только внутри самого органа государственной власти или организации, но и между ним и другими пользователями, поскольку эффективно функционирующая внутриведомственная система работа с документами позволяет автоматизировать межведомственное электронное взаимодействие и создать порталы для взаимодействия с гражданами и юридическими лицами.
Реализация взаимодействия информационных систем организаций и ведомств осуществляется в рамках государственной целевой программы «Информационное общество (2011-2020 годы)».
Взаимодействие реализуется в рамках:
• системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО);
• единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) в целях предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме.
Участниками МЭДО являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также иные государственные органы.
СМЭВ – это федеральная государственная информационная система, которая позволяет федеральным, региональным и местным органам власти в обмениваться данными, необходимыми для оказания государственных и муниципальных услуг и исполнении государственных и муниципальных функций в электронной форме.
СМЭВ позволяет реализовать принцип «одного окна» при оказании госуслуг населению. На практике это означает, что гражданин обращается за услугой в профильное ведомство, а специалисты ведомства добирают необходимые данные в других ведомствах, используя СМЭВ.
Управление Росреестра по Саратовской области не только использует внутриведомственный электронный документооборот, но и является активным участником СМЭВ, что, как уже было сказано, является обязательной составляющей эффективного государственного управления.
